Redelijke aanpassingen kunnen verschillende vormen aannemen, afhankelijk van de behoeften van de persoon. Ze kunnen materieel zijn, zoals het aanpassen van de werkplek of selectieprocedures, het verbeteren van de toegankelijkheid van het gebouw, enzovoort. Ze kunnen ook immaterieel zijn, zoals het aanpassen van het arbeidsreglement, het bieden van begeleiding en coaching, enzovoort. Daarnaast kunnen organisatorische aanpassingen worden gedaan, zoals het herorganiseren van taken, het aanpassen van werktijden, het mogelijk maken van thuiswerken of deeltijdwerk, enzovoort.
Redelijke aanpassingen moeten voldoen aan bepaalde criteria. Ten eerste moeten ze tegemoetkomen aan de individuele behoeften van de werknemer en effectief zijn. Bijvoorbeeld, het gebruik van tekstvergrotingssoftware kan een persoon met een visuele beperking in staat stellen om een kantoorbaan uit te oefenen, maar het kan niet helpen bij het worden van een buschauffeur.
Ten tweede moeten redelijke aanpassingen ervoor zorgen dat een persoon op gelijke wijze kan deelnemen aan het bedrijfsleven. Bijvoorbeeld, voor een dove werknemer kan een gebarentolk tijdens opleidingssessies ervoor zorgen dat hij dezelfde informatie ontvangt als zijn collega's.
Ten derde moeten redelijke aanpassingen een persoon in staat stellen om zo zelfstandig mogelijk te werken en zich binnen het bedrijf te verplaatsen. Bijvoorbeeld, een persoon in een rolstoel moet deuren kunnen openen zonder hulp van anderen.
Ten slotte moeten redelijke aanpassingen de veiligheid waarborgen en de waardigheid van de persoon met een handicap respecteren. Bijvoorbeeld, een goederenlift mag niet worden gebruikt als lift voor een werknemer met beperkte mobiliteit.
Volgens antidiscriminatiewetgeving wordt het weigeren om redelijke aanpassingen te bieden aan een persoon met een handicap beschouwd als discriminatie. De enige mogelijke rechtvaardiging om een aanpassing te weigeren, is als de gevraagde aanpassing onredelijk is. In dat geval zou de weigering geen discriminatie vormen.